Schulsekretär/in (m/w/d) für das Gymnasium am Bötschenberg

Der Landkreis Helmstedt sucht

schnellstmöglich und unbefristet

eine/n Schulsekretär/in (m/w/d) für das Gymnasium am Bötschenberg

nach Entgeltgruppe 6 TVöD in Teilzeitbeschäftigung mit 30 Wochenstunden

Ihre wesentlichen Aufgabenbereiche:

• Erste Kontakt- u. Anlaufstelle (persönlich im Sekretariat, Telefondienst und E-Mailverkehr) für Schüler/innen, Lehrer/innen und Eltern
• Terminkoordination und -überwachung
• Bearbeitung des Posteingangs und des allgemeinen Schriftverkehrs, Unterstützung der Schulleitung bei anfallendem Schriftverkehr
• Arbeiten im Zusammenhang mit Neuaufnahmen und Abmeldungen von Schülerinnen und Schülern, entsprechende Datenverwaltung und Aktenführung, inklusive Zusammenarbeit mit abgebenden und aufnehmenden Schulen
• Anlegen von neuen Schülerakten in der Datenverwaltung Sibank-Plus, Datenpflege in Sibank und WebUntis
• Erstellen von Zeugniszweitschriften und Vorbereitung von Beglaubigungen von Zeugnissen
• Führen der Krankenakten des Personals und Bearbeitung weiterer anfallender Personalangelegenheiten, Führen der Personalnebenakten
• Etatverwaltung des Landkreises (Abrechnung von Haushaltsmitteln und Führen von Haushaltslisten, Prüfung von Rechnungen)
• Dokumentation von Klassenfahrtanträgen, Abrechnung von Klassenfahrten, Verwaltung des Klassenfahrtskontos
• Dokumentation von Fortbildungsanträgen und deren Abrechnungen (Schulbudget des Regionalen Landesamtes für Schule und Bildung)
• Entgegennahme von Unfall- und Schadensmeldungen
• Bestellung der Schüler- und Schülerinnenfahrkarten, inklusive Fahrten zum Praktikum
• Archivpflege lt. Aktenplan
• Kommunikation mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verschiedener Behörden
• Eintragen der Fehltage von Schülerinnen und Schülern auf WebUntis
• Anlegen von iServ-Accounts und Pflege der Gruppen

Ihre fachlichen Kompetenzen:

• Erfolgreiche Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten bzw. Abschluss des Angestelltenlehrgangs I oder
• Erfolgreich abgeschlossene mindestens 3-jährige Ausbildung im kaufmännischen Bereich
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Standardsoftware ist wünschenswert
• Erfahrungen im Bereich eines Schulsekretariats und Kenntnisse der Datenbank Sibank-Plus sind wünschenswert

Ihre persönlichen Kompetenzen:

• Sie sind teamfähig und serviceorientiert
• Sie zeigen eine hohe Einsatzbereitschaft und Leistungsfähigkeit
• Sie arbeiten strukturiert, fokussiert und selbständig
• Sie besitzen ein sicheres und freundliches Auftreten und haben Freude am Umgang mit Menschen
• Sie arbeiten gerne im Büro und sind sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen
• Sie sind bereit, sich in neue Rechtsgebiete einzuarbeiten

Wir bieten Ihnen:

• Eine sinnstiftende, vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit
• Eigenverantwortliches Arbeiten
• Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst mit einem Tariflichen Entgelt nach dem TVöD
• Einen Zuschuss zum Deutschlandticket Jobticket
• Vereinbarkeit von Familie, Beruf und Pflege
• Beratung und Unterstützung bei der Suche nach geeigneten Betreuungsmöglichkeiten
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen, zusätzlich Heiligabend und Silvester bezahlt frei
• Gewährung einer Jahressonderzahlung
• Vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge
• Leistungsentgelt basierend auf Zielvereinbarungen
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Verschiedene Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Mitarbeiterangebote

Helmstedt ist ein Arbeitsort:

• Mit kurzen Wegen (fußläufig alle Angelegenheiten des täglichen Bedarfs, Bahnhof, Kinos, Grünanlagen, Seen erreichbar)
• Mit günstigem Wohnraum, guter Verkehrsanbindung (A2, IC-Bahnhof) und wenig Verkehr
• Inmitten des Naturparks Elm-Lappwald zwischen den Städten BS, WOB, MD

Wir sind offen für Bewerbungen aller Altersgruppen unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, kultureller oder sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung. Viele unserer Bürotätigkeiten sind ebenfalls für Menschen mit Beeinträchtigungen geeignet. Bewerbungen sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt. Es wird gebeten, auf eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung im Anschreiben oder Lebenslauf hinzuweisen, sofern gewünscht wird, dass Ihre besonderen Rechte nach dem SGB IX im Rahmen des Bewerbungsverfahrens berücksichtigt werden.

Wir weisen darauf hin, dass Erholungsurlaub grundsätzlich in den Schulferien zu nehmen ist.

Da im Bereich der Entgeltgruppe 6 TVöD eine Unterrepräsentanz von Männern vorliegt, sind Bewerbungen von Männern ausdrücklich erwünscht.

Nähere Auskünfte erteilt Ihnen Herr Wippich unter der Telefonnummer 05351/121-1450. Für Fragen zum Verfahren steht Ihnen Herr Frensch unter der Telefonnummer 05351/121-1259 gern zur Verfügung.

Bewerbungen mit Lebenslauf, Zeugnisabschriften und lückenlosen Tätigkeitsnachweisen sind bis zum 04.01.2026 ausschließlich über das Online-Bewerberportal www.interamt.de unter der Stellenangebots-ID 1387728 einzureichen.

Wichtige Hinweise:

Ausländische Studien- und Berufsabschlüsse können nur berücksichtigt werden, wenn Sie einen Nachweis über die Gleichwertigkeit vorweisen können. Die hierfür zuständige Stelle und weitere Informationen können Sie über das Portal der Bundesregierung: www.anerkennung-in-deutschland.de finden.

Alle Benachrichtigungen per E-Mail erfolgen über INTERAMT. Kosten, die im Zusammenhang mit der Bewerbung und dem Auswahlverfahren entstehen, werden nicht erstattet. Weiterhin wird darauf hingewiesen, dass personenbezogene Daten der Bewerber/innen im Rahmen der Bewerbung erhoben werden. Nähere Informationen zum Datenschutz, über den Landkreis Helmstedt und die Kreisverwaltung finden Sie im Internet unter www.landkreis-helmstedt.de