Assistenz (m/w/d) für das Amt Personal, Organisation und Innere Dienste

1. Assistenz für das Amt Personal, Organisation und Innere Dienste (Amt 11) sowie für die Abteilung Organisation und Innere Dienste (Abt. 111)

Assistenztätigkeiten des Amtes 11

o  u.a. Ablage von Schriftverkehr und Schreibarbeiten nach Vorlage oder in eigener Verantwortung

o  Teilweise Vorkontierung für das Amt 11

o  Verwaltung und Beschaffung/Bestellung von Büromaterial, Papier und weiteren notwendigen Arbeitsmaterialien

• Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen:

o  u.a. Terminabstimmung, Raumreservierung, Einladungserstellung, Zusammenstellung von Unterlagen und Vorbereitung von Präsentationen

• Postverteilung innerhalb des Amtes 11

•  Sonstige Assistenzaufgaben:

o  Weitere Aufgaben nach Weisung der Amts- und Abteilungsleitungen aus Amt 11

o  Ständige Vertretung im SG 111.2 (Innere Dienste) während der Öffnungszeiten

2. Fuhrpark Organisation

• Service Dienstwagen: U.a. Buchungskalender koordinieren, Terminkoordination für die Pflege der Dienstwagen sowie Werkstattaufenthalte, Organisation des Reifenwechsels, Parkausweise beantragen, ggfs. An-/ Abmeldung eines Dienstwagens oder Organisation eines Abschleppdienstes

• Fahrtenbücher: Kontrolle auf Vollständigkeit und Abrechnung der monatlichen Dienstwagenfahrten

• Abrechnungen: Jahresanordnungen für Leasing und Kfz-Steuern, Bearbeitung Tank- / Lade- und Werkstattrechnungen

• Unterstützung Ausschreibung der zukünftigen Dienstwagen (ca. alle 3 Jahre)

• eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung oder Ausbildung zum/zur Rechtsanwalts- und/oder Notarfachangestellten oder

• eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder

• die Abschlussprüfung des Angestelltenlehrgangs I bestanden haben

• oder eine vergleichbare abgeschlossene dreijährige Ausbildung mit administrativen Bürotätigkeiten absolviert haben

• den Führerschein der Klasse B besitzen

• Grundkenntnisse der EDV-Programme MS Word, Excel und Outlook haben

• flexibel sind, insbesondere im Vertretungsfall im Sachgebiet Innere Dienste (111.2) auch gelegentlich donnerstags bis 18:00 Uhr

• kommunikativ und teamfähig sind

• belastbar sind

• Organisationsgeschick mitbringen

• Wir bieten Ihnen ein Entgelt nach EG 5 TVöD

• Ihr Arbeitsplatz bei uns ist krisensicher

• Wir denken zukunftsorientiert und bieten Ihnen ansprechende Versorgungsleistungen wie zum Beispiel Vermögenswirksame Leistungen oder eine attraktive Zusatzversorgung

• Ihren verantwortungsvollen und abwechslungsreichen Aufgabenbereich können sie dank der flexiblen Arbeitszeit im Büro sowie im mobilen Arbeiten gestalten. Zudem stehen Ihnen 30 Tage Urlaub im Jahr zu

• Sie erwartet ein ansprechendes Arbeitsumfeld mit modernen technischen Arbeitsmitteln und gesundheitsfördernder Büroausstattung.

• Für uns ist es selbstverständlich, Sie durch interne sowie externe Fortbildungsprogramme zu fördern und zu qualifizieren

• Nachhaltigkeit liegt uns nicht nur aufgrund unserer Kampagne "nachhaltiger Landkreis" besonders am Herzen. Darum bieten wir zahlreiche nachhaltigkeitsorientierte Benefits wie beispielsweise das Fahrrad-Leasing

• Sie haben die Möglichkeit der kostenfreien Parkplätze sowie eine zentrale Anbindung an den ÖPNV in unmittelbarer Nähe

• Die Widerstandskraft (Resilienz), Eigenverantwortung und Selbststeuerung der Mitarbeiter*innen zu stärken, ist uns wichtig. Dafür bieten wir Ihnen gezielte Kurse an. Sie haben die Möglichkeit, an unserem vielfältigen Betriebssportangebot teilzunehmen

• Bei uns erwartet Sie die Mitarbeit in einem starken Team mit tollem Zusammenhalt und einem sehr guten Arbeitsklima

• Entsprechend unserer Leitidee "Mehr Zeit für Menschen" sind uns unsere Mitarbeiter*innen besonders wichtig. Wir haben stets ein offenes Ohr für Sie.